6办公制度

办公制度

1、行文管理

（1）公文格式：明确标题、文号、正文落款、发文时间、签发人、主送部门、附件、主题词、承办人等

（2）行文程序：交拟、拟稿、核稿、缮校、签发、用印、封发

（3）发文程序：审核、签发、用印、分发、立卷、归档、销毁

（4）收文程序：传递、签收、登记、分发、催办、查办、立卷、归档、销毁      

2、档案管理

（1）档案由专人管理，按档案管理规定执行

（2）档案文件范围：合同（协议）、委托书、函件、会议纪要、通知、通报、计划总结、方案、资料、请示报告、统计表、汇编、各类制度、其他

（3）档案应按种类、年度编制，每年一册，临时保管的可设分卷

（4）档案调用、查阅、外借，需经秘书长批准

3、办公设备管理

（1）传真机、微机、打印机、录音机、录像机等，由办公室统一管理，只限内部使用，禁止私用，且遵守保密制度。

（2）外发文件、国际、国内长途传真，秘书长签字，并作登记。

（3）收到重要文件要登记，并及时准确的送到对口部门和人员。

（4）打印保密文件应存盘处理，办公室专人妥善保管。

4、印章管理 

（1）凡以学会名义对外行文、签署协议、合同等需用公章时，必须经秘书长批准后登记盖章并备案；秘书长不在时需电话请示批准后方可用章：外发便函、出具证明及一般事务性文件，由办公室主任批准用印。

（2）所有用印必须做好登记，严格按规定办理，登记内容为：用印日期、用印人、用途、文（函）件名称、印章名称、批准人等。

5、办公用品管理

（1） 办公用品采购由办公室统一负责和管理

（2） 超出预算的和特殊的采购需经秘书长批准

（3） 日常办公用品要建立严格登记，库存与实物相符，建立出入库手续和需用手续，领用需经秘书长签字

（4）大件办公用品（家具、家电等）和贵重物品（相机、传真机、摄像机等）要编号登记，使用说明书、保修单、发票复印件等作为资料存档。办公用品需经秘书长签字领用，按标准领取，超过标准需经批准

（5）借用贵重用品，由本人写借据，秘书长签字可借用，使用完毕及时归还，如有损坏，丢失由本人按原价赔偿

6、通讯工具使用

（1）办公室设电话本，接打重要电话要登记、转达、备查

（2）公用电话尽量缩短拨打时间，更不准长时间打私人电话

（3）打电话一律使用文明语言和规范化语言

（4）遵守保密制度

7、招待费管理

（1）招待范围：与学会业务有关的部门和个人

（2）本着勤俭节约办一切事的原则，适宜的标准

（3）严格审批手续，需经秘书长签字，餐后凭发票签字报销

8、出差规定

（1）出差需经秘书长批准后到财务借款

（2）外地出差实行经费包干制，节约归己，超支自负的办法。具体标准根据具体情况决定

（3）市内公出，经批准的凭票签字报销，未经事先批准不得乘出租车 

      9、安全卫生及办公秩序

      （1）办公室卫生每天由保洁员负责清扫，个人办公环境包括员工个人卫生，要随时清扫，保持干净整洁

      （2）办公室内桌椅整齐，书桌内书本文具有序，门窗无尘，地面干净无垃圾，无死角，卫生员负责卫生检查

      （3）下班离开办公室要随手关灯、空调、电脑，并锁好门，安全工作指定有责任心的专人负责

      （4）防火、防盗是每个工作人员的职责，必须时刻提醒；不得私配和随意放置钥匙；钥匙由办公室指定专人集中保管

      （5）工作人员的私人钱务应妥善保管，贵重物品不要带进办公场所，否则遗失由个人负责

      （6）爱护公物，公物不得破坏和私自带离办公地，否则视情节给予经济处罚或照价赔偿，并保留其他追究责任的权力