6办公制度

办公制度

1、行文管理

(1)公文格式:明确标题、文号、正文落款、发文时间、签发人、主送部门、附件、主题词、承办人等

(2)行文程序:交拟、拟稿、核稿、缮校、签发、用印、封发

(3)发文程序:审核、签发、用印、分发、立卷、归档、销毁

(4)收文程序:传递、签收、登记、分发、催办、查办、立卷、归档、销毁

2、档案管理

(1)档案由专人管理，按档案管理规定执行

(2)档案文件范围:合同(协议)、委托书、函件、会议纪要、通知、通报、计划总结、方案、资料、请示报告、统计表、汇编、各类制度、其他

(3)档案应按种类、年度编制、每年一册、临时保管的可设分卷

(4)档案调用、查阅、外借、需经秘书长批准

3、办公设备管理

(1)传真机、微机、打印机、录音机、录像机等、由办公室统一管理、只限内部使用、禁止私用、且遵守保密制度。

(2)外发文件、国际、国内长途传真、秘书长签字、并作登记。

(3)收到重要文件要登记，并及时准确的送到对口部门和人员。

(4)打印保密文件应存盘处理，办公室专人妥善保管。

4、印章管理

(1)凡以学会名义对外行文、签署协议、合同等需用公章时，必须经秘书长批准后登记盖章并备案;秘书长不在时需电话请示批准后方可用章:外发便函、出具证明及一般事务性文件、由办公室主任批准用印。

(2)所有用印必须做好登记，严格按规定办理，登记内容为:用印日期，用印人，用途，文(函)件名称，印章名称，批准人等。

5、办公用品管理

(1)办公用品采购由办公室统一负责和管理

(2)超出预算的和特殊的采购需经秘书长批准

(3)日常办公用品要建立严格登记，库存与实物相符，建立出入库手续和需用手续，领用需经秘书长签字

(4)大件办公用品(家具、家电等)和贵重物品(相机、传真机、摄像机等)要编号登记、使用说明书、保修单、发票复印件等作为资料存档。办公用品需经秘书长签字领用，按标准领取，超过标准需经批准

(5)借用贵重用品，由本人写借据，秘书长签字可借用，使用完毕及时归还，如有损坏，丢失由本人按原价赔偿

6、通讯工具使用

(1)办公室设电话本、接打重要电话要登记、转达、备查

(2)公用电话尽量缩短拨打时间，更不准长时间打私人电话

(3)打电话一律使用文明语言和规范化语言

(4)遵守保密制度

7、招待费管理

(1)招待范围:与学会业务有关的部门和个人

(2)本着勤俭节约办一切事的原则，适宜的标准

(3)严格审批手续、需经秘书长签字、餐后凭发票签字报销

8、出差规定

(1)出差需经秘书长批准后到财务借款

(2)外地出差实行经费包干制，节约归己，超支自负的办法。具体标准根据具体情况决定

(3)市内公出，经批准的凭票签字报销，未经事先批准不得乘出租车

9、安全卫生及办公秩序

(1)办公室卫生每天由保洁员负责清扫，个人办公环境包括员工个人卫生，要随时清扫，保持干净整洁

(2)办公室内桌椅整齐，书桌内书本文具有序，门窗无尘，地面干净无垃圾，无死角，卫生员负责卫生检查

(3)下班离开办公室要随手关灯、空调、电脑、并锁好门、安全工作指定有责任心的专人负责

(4)防火、防盗是每个工作人员的职责、必须时刻提醒;不得私配和随意放置钥匙;钥匙由办公室指定专人集中保管

(5)工作人员的私人钱务应妥善保管，贵重物品不要带进办公场所，否则遗失由个人负责

(6)爱护公物，公物不得破坏和私自带离办公地，否则视情节给予经济处罚或照价赔偿，并保留其他追究责任的权力